Effective Communication Training

Indofood Learning Center baru-baru ini menyelenggarakan Training "Effective Communication" bagi karyawan dari indofood Group yang berlangsung dari tanggal 30-31 Mei 2011 di Indofood Tower lt.39 Jakarta.
Trainer materi "Effective Communication" dibawakan Bapak Sujarwo yang merupakan profesional learning fasilitator.

Dalam materi pengantarnya Bapak Sujarwo menyampaikan kepada peserta training bahwa pelatihan ini sangat penting karena begitu banyak permasalahan yang timbul dalam organisasi atau perusahaan disebabkan karena kegagalan seseorang atau bahkan pemimpin dalam melakukan komunikasi.
Semua materi dalam pelatihan ini dipersiapkan untuk memperbaiki dan meningkatkan cara komunikasi anda mengingat komunikasi merupakan mata rantai pemahaman yang mengikat anggota organisasi dari atas(pimpinan) ke bawah(anggota/bawahan),bawah ke atas dan dari arah samping(rekan kerja).Beberapa materi penting dalam training tersebut antara lain :
1.Memahami Dasar - dasar Komunikasi
Dasar - dasar komunikasi yang dibahas adalah :
. 1. Defenisi Komunikasi
Menurut Leagans "Komunikasi adalah proses pertukaran ide,informasi, dan ketertarikan antara dua orang atau lebih yang dilakukan sedemikian rupa sehingga mereka memiliki pemahaman yang sama. "
Sedangkan Menurut Howland "Komunikasi adalah suatu paksaan dimana salah satu individu menyampaikan rangsangan kepada individu lainnya untuk merubah perilakunya ."
Intinya komunikasi adalah terjadinya proses pertukaran ide,informasi, keputusan dan keterbukaan antara dua orang atau lebih sehingga mereka bisa saling pemahaman yang sama.

2. Pentingnya Komunikasi
Banyak permasalahan terjadi di dalam organisasi disebabkan karena seseorang gagal menjalin komunikasi .
Kegagalan Komunikasi menimbulkan banyak permasalahan seperti Kebingungan, Hilang kepercayaan, rencana berantakan atau rumor yang tidak terkendali.
Untuk itu mempelajari proses komunikasi sangat penting karena anda tentu melakukan coaching,konseling,kordinasi dan memimpin melalui proses ini.Intinya dapat dipahami bahwa Komunikasi merupakan rantai pemahaman yang mengikat anggota
organisasi dari atas ke bawah, bawah ke atas dan dari arah samping(rekan kerja). Yang disampaikan bisa berupa visi maupun aspirasi.

3. Jenis - jenis Komunikasi
1. Komunikasi Interpersonal ( Diri sendiri ) adalah tipe komunikasi dimana seseorang berinteraksi dengan dirinya sendiri .
Tipe Komunikasi ini bersifat Hakiki atau reflektif (introspeksi) atau bicara pada diri sendiri dan mengenali diri sendiri.
2. Komunikasi Interpersonal adalah tipe komunikasi dimana dua orang atau lebih saling berinteraksi dalam sebuah kelompok kecil.
Tipe Komunikasi ini yang paling sering kita lakukan,
3.Komunikasi Intergroup adalah tipe komunikasi dimana dua orang atau lebih group yang berbeda saling berinteaksi.
4.Komunikasi Massa adalah tipe komunikasi dimana pesan yang ingin disampaikan tujukan kepada banyak orang.

4.Proses Komunikasi
Berikut ini adalah proses komunikasi yang harus dilalui untuk mencapai pemahaman dalam komunikasi :

Msg : Message(Pesan) adalah pesan yang ada dalam pikiran pengirim ,pesan dapat berupa konsep,ide,informasi,maupun perasaan.
Encoding : adalah proses pembahasaan informasi /pesan . Keberhasilan pengiriman pesan tergantung pada kemampuan pengirim membahasakan
pesan dengan jelas dan sederhana, serta kemampuan mengantisipasi hambatan dalam komunikasi.
Channel : adalah saluran /media yang digunakan untuk komunikasi .Media dapat berupa tatap muka,video,surat, email,video conference,telp dsb,.
Decoding : adalah proses Penerjemahan informasi / pesan .Keberhasilan penerimaan pesan tergantung pada kemampuan penerima pesan memahami
keseluruhan informasi / pesan.
Receiver : adalah individu /kelompok yang menerima pesan anda.Setiap penerima pesan memiliki ide - ide dan perasaan yang mempengaruhi mereka
tentang pesan yang anda sampaikan.
Feedback : Penerima akan memberikan umpan balik ,sebagai reaksi Verbal dan Nonverbal atas pesan yang anda komunikasikan.Umpan balik
merupakan alat satu-satunya yang dapat mengindikasikan pemahaman mereka atas pesan anda.
Context : adalah situasi lingkungan yang terjadi saat pesan anda disampaikan,misalnya budaya perusahaan ,nilai norma yang berlaku,dsb.

5.Pengertian Komunikasi efektif
Komunikasi efektif : adalah bagaimana pesan anda diterima dengan jelas oleh orang lain dan bagaimana anda menerima informasi yang disampaikan oleh orang lain,dengan distorsi sesedikit mungkin .
Komunkasi yang efektif hanya dapat terjadi ketika 2 hal penting berlangsung :
1. Pengirim dapat mengekspresikan dengan jelas pemikiran dan perasaannya
2. Penerima mendengarkan dengan penuh perhatian dan memahami apa yang diekspresikan oleh pengirim.

6. Enam(6) langkah Menjadi pengirim Efektif
1. Mengenali lawan bicara ( karakter,apa yang mereka butuhkan, dan cara bagaimana anda mendekatinya)
Efektif 2. Tetapkan sasaran ( respon yang anda harapkan dari pesan yang anda sampaikan )
3. Dapatkan persetujuan ( Lawan bicara anda seharusnya condong pada pendapat anda,karena ia akan memilah berbagai pesan yang ia terima,Oleh karena itu ,yakinkan lawan bicara anda untuk mendapatkan persetujuannya.
4. Strategik ( Gunakan kata -kata,gambar - gambar , suara -suara yang dapat diterima lawan bicara anda .Tujuan utama anda adalah membuat mereka
mendengarkan anda.)
5.Buat mereka menerima ( Apakah pesan/informasi yang anda sampaikan dapat dipercaya.)
6.Buat mereka ingat ( Pesan / informasi yang anda sampaikan sebaiknya mudah untuk diingat , bisa dengan melakukan pengulangan atau penegasan.)

7. Dua (2 ) langkah menjadi penerima Efektif
1. Mendengarkan secara aktif ( berarti secara sadar penerima informasi berupaya : memperoleh informasi,arahan,mencari solusi permasalahan dan
Efektif memahami perasaan pengirim informasi).
2. Memberi respon/Feedback yang sesuai ( pengecekan pemahaman)Tujuan dari feedback adalah memastikan kebenaran dan pemahaman pesan/informasi yang diterima).
Memberi feedback berarti penerima informasi/pesan menerjemahkan kembali informasi yang disampaikan pengirim dengan mengulangi kembali informasi / pesan tsb.

8. 5 Kategori Respon/ Feedback Menurut Carl Rogers
1.Evaluative Respon/Feedback : Memberi penilaian mengenai baik, buruk dan kelayakan informasi yang diterimanya.
2.Interpretive Respon/Feedback : Menjelaskan dan menegaskan kembali maksud informasi/pesan yang diterima.
3.Supportive Respon / Feedback : Memberi respon dengan membantu, menyokong serta memperjelas informasi yang diterima.
4.Probing Respon/Feedback : Mencoba mendapatkan informasi dengan menggali lebih jauh melalui pertanyaan maupun mengajak diskusi lebih lanjut dan mengklarifikasi point-point yang dianggap penting.
5.Understanding Respon/Feedback : Selalu mencoba menemukan maksud keseluruhan yang sebenarnya dari informasi yang diterima,

9. Komunikasi non Verbal
Menurut Prof.Albert Mehrabian dari UCLA,efektifitas komunikasi lisan ditentukan oleh unsur - unsur :
1. Pilihan kata /kalimat
2. Para language ( bagaimana kata- kata itu diucapkan ,berkaitan dengan kemantapan,kejelasan,kenyaringan ,intonasi dan nada,dari pesan yang )anda sampaikan.)
3. Ekspresi dalam komunikasi (non verbal:gerak , cara memperhatikan )

10. unsur - unsur Non Verbal
1. Penampilan . Kesan pertama seseorang dinilai dari penampilannya bukan dari siapa dirinya.Sesuaikan pakaian anda dengan budaya dan karakter
penerima pesan.
2.Kontak mata . Mata adalah salah satu sarana penting untuk mengirim dan menerima pesan,menunjukkan rasa percaya diri,mengontrol dan membuat
hubungan emosi dengan penerima pesan. Kontak mata mengirimkan sinyal ketertarikan dan emosi.
3. Ekspresi . Menunjukkan perasaan dan pikiran anda .Gunakan ekspresi yang sesuai untuk mempertegas suatu point atau pesan tertentu yang anda
anggap penting untuk diingat oleh penerima pesan.,
4. Gestur .(Gerakan tubuh ) Gestur yang anda gunakan harus sesuai dengan pesan yang anda sampaikan dan jangan berlebihan menggunakannya.
Postur . Postur yang anda tampilkan harus memiliki maksud atau tujuan tertentu.

11.Hambatan - hambatan dalam Komunikasi/Barrier in Communication
1. Lingkungan sekitar adalah hal-hal dan kondisi lingkungan yang merintangi kejelasan komunikasi misalnya ; cahaya silau, bising dll.
2. Latar belakang dan Budaya . Kita seringkali membiarkan masa lalu ataupun pengalaman kita menerjemahkan pesan yang kita terima, padahal kita sadar telah mengubah makna dari pesan tersebut.
3. Diri sendiri. Fokus pada diri sendiri dapat menimbulkan kebingungan dan konflik . Hal ini biasanya disebabkan karena kita melakukan pertahanan
diri karena merasa lebih tua,atau merasa orang lain menyerang kita,dsb.
4. Persepsi . Prasangka kita mempengaruhi kemampuan kita untuk mendengarkan. Kita cenderung tidak pernah mengkritik seseorang yang statusnya lebih tinggi daripada kita dan mengabaikan orang lain yang statusnya lebih rendah.
5. Kata - kata. Kesalahpahaman terjadi saat kata - kata yang digunakan pengirim informasi berbeda dengan yang biasa kita gunakan atau kita sukai.
Sehingga kita terfokus pada kata - kata bukan pada ide dari suatu pesan /informasi yang disampaikan pada kita.
6. Stress . Seseorang tidak dapat melihat dan mendengar segala sesuatu dengan jernih saat berada dalam kondisi stress. Ketika seseorang mengalami stress ia mengalami kesulitan untuk fokus karena memikirkan banyak hal.
7. Alur terlalu panjang. Saat pesan/informasi disampaikan melalui beberapa orang atau tahapan ,kemungkinan besar telah mengalami berbagai distorsi.
Distorsi tersebut menyebabkan kerancuan dan bahkan penyelewengan dari pesan/informasi yang sebenarnya.
8. Pesan Terlalu Panjang. Pesan /informasi yang disampaikan terlalu panjang atau menyebabkan ketidakefektifan. Pesan yang bertele - tele membuat
penerima kehilangan mood / gairah untuk mendengarkan dan membingungkan.
9. Tergesa - gesa. Pesan /informasi yang disampaikan dengan tergesa - gesa dapat dipastikan penerima bingung dan tidak mengerti. Sehingga
pesan / informasi yang disampaikan seringkali tidak mencapai sasarannya dan tidak mendapatkan respon.
10. Minimnya persamaan. Semakin sedikitnya persamaan cara pandang dan alur berfikir antara pengirim dan penerima pesan maka kegagalan dan kebuntuan dalam komunikasi akan semakin mungkin terjadi.

12.Menghilangkan Hambatan Dalam Komunikasi/Removing in Communication
1. Komunikasikan Dalam Kelompok Kecil. Tidak ada salahnya melakukan komunikasi dalam kelompok yang lebih kecil untuk memastikan pesan /informasi yang ingin anda sampaikan dapat mudah diterima dan dipahami. Bicaralah gamblang dan spesifik dalam kelompok kecil.
2.Gunakan Bahasa Sederhana. Gunakan bahasa yang sederhana , sopan dan dipahami semua lawan bicara anda. Nyatakan pesan anda dengan singkat dan jelas, hindari penyampaian pesan yang samar - samar atau bertele - tele.
3. Perbanyak Persamaan . Bangunlah persamaan persepsi dengan lawan bicara anda dengan memperbanyak persamaan. Hal ini dapat dilakukan dengan menunjukkan persetujuan maupun ketertarikan anda terhadap gagasan, ide dan cara pandang orang lain.
4. Gunakan Sarana Lain. Gunakan media komunikasi lainnya jika diperlukan untuk memastikan pesan/informasi yang ingin anda sampaikan dipahami oleh lawan bicara anda.
5. Posisikan Diri Anda Pada Diri Orang Lain ( Empati ). Selalu tempatkan posisi anda pada posisi lawan bicara anda ; apa yang mudah diterima, apa yang tidak, pendekatan apa yang akan anda gunakan.
6. Tetap Mendengarkan. Tanyakan lawan bicara anda apakah ia mengerti apa yang anda bicarakan, ini penting untuk mengecek pemahaman mereka.Beri kesempatan lawan bicara anda untuk memberi komentar atau mengajukan pertanyaan.

13. Kesan Pertama Yang Mengesankan
Dibutuhkan hanya sekilas, mungkin tiga detik bagi seseorang untuk mengevaluasi anda ketika anda bertemu untuk pertama kalinya. Hal ini berupa pendapat orang lain tentang anda didasarkan pada penampilan,bahasa tubuh, sikap dan perilaku anda.
Tips Untuk Menciptakan Kesan Pertama Yang Mengesankan sebagai berikut :
1. Pakaian yang anda kenakan. Gunakan pakaian yang sesuai dengan budaya dan karakter pendengar anda. Gunakan pakaian yang membuat anda merasa nyaman dan percaya diri.
2.Tepat Waktu . Orang yang anda temui untuk pertama kalinya tidak tertarik mendengar alasan apapun yang menyebabkan anda terlambat.Datanglah lebih awal untuk menciptakan kesan pertama.
3.Tampilkan Diri Anda Secara Tepat. Anda harus bisa menyesuaikan diri dalam berbagai situasi tanpa menghilangkan jati diri anda.tampil profesional.
4.Tersenyum . Tersenyum hangat dan percaya diri akan membuat anda dan orang lain nyaman. Jadi tersenyum adalah satu cara mendapatkan kemenangan pada kesan pertama. Tapi jangan berlebihan karena akan terlihat tidak tulus atau dibuat - buat.
5. Percaya Diri Dan Terbuka. Gunakan bahasa tubuh untuk menunjukkan kepercayaan diri anda,berdiri tegak,senyum maupun saat berjabat tangan.
6. Percakapan Ringan. Siapkan beberapa menit untuk mempelajari sesuatu tentang orang yang anda temui untuk pertama kalinya.persiapkan pertanyaan - pertanyaan . Misalnya Apakah ia bermain golf? Dsb.
7. Bersikap positif . Tampilkan sikap positif ,bahkan dalam menghadapi kritik maupun saat anda gugup. Dan menjaga sikap optimis.
8. Sopan Dan Perhatian.
Demikian beberapa ringkasan materi yang disampaikan trainer Bapak sujarwo.Untuk lebih lengkap dan jelasnya sebaiknya anda dapat langsung mengikuti training di Indofood Learning Center.
Terimakasih.

Sumber : Indofood Learning Center in pursue of excellence.

Posted in: AKTIVITAS